Een complexe fiscale cafetariaregeling, eenvoudig gemaakt voor circa 2.700 medewerkers
Vereniging CVO Rotterdam wilde een nieuwe cafetariaregeling invoeren waarmee medewerkers arbeidsvoorwaarden fiscaal voordelig kunnen uitruilen. GroeiNext vertaalde de regeling naar één uniform en grotendeels geautomatiseerd proces binnen de standaardfunctionaliteit van AFAS.
Vereniging CVO Rotterdam in het kort
Onderwijs (non-profit)
Circa 2.700 medewerkers
AFAS (HRM en Payroll)
Rotterdam
Grote onderwijsorganisatie
De uitdaging
CVO wilde een nieuwe cafetariaregeling invoeren waarmee medewerkers verschillende arbeidsvoorwaarden fiscaal voordelig kunnen uitruilen. De regeling kende meerdere keuzemogelijkheden, verschillende fiscale voorwaarden en budgetten en moest bovendien op het juiste moment worden verwerkt in de salarisadministratie.
De uitdaging was om deze complexe fiscale regeling te vertalen naar een eenvoudig en begrijpelijk proces voor medewerkers, zonder dat daar aan de achterkant veel handmatige verwerking voor HR en Payroll tegenover zou staan. Het uitgangspunt was om de oplossing volledig binnen de standaardfunctionaliteit van AFAS te realiseren.
Eerst het proces, daarna de inrichting
We hebben de volledige regeling eerst vertaald naar een logisch proces binnen AFAS. Via InSite krijgen medewerkers één centrale omgeving waarin zij kunnen zien welke uitruilmogelijkheden voor hen beschikbaar zijn en direct een aanvraag kunnen indienen.
Met profielen, workflows, autorisaties en Payroll wordt vervolgens automatisch bepaald welke keuzes beschikbaar zijn, wordt de aanvraag afgehandeld en vindt de verdere verwerking plaats. De fiscale spelregels zijn daarbij zoveel mogelijk in de inrichting geborgd.
Dit hebben we ingezet:
- InSite
- Profielen
- Workflows
- Autorisaties
- Payroll
Onze rol
Onze rol bestond uit analyse, ontwerp, inrichting, testen en implementatie.
Een belangrijk uitgangspunt daarbij was dat de complexiteit van de regeling zoveel mogelijk áchter het proces moest zitten. Voor de medewerker moest het juist eenvoudig zijn: zien wat mogelijk is, een keuze maken en de aanvraag indienen.
Complexe regelgeving, een eenvoudig proces
De cafetariaregeling is beschikbaar voor de volledige organisatie van circa 2.700 medewerkers. Een complexe fiscale regeling is daarmee vertaald naar één uniform en grotendeels geautomatiseerd proces binnen AFAS.
Medewerkers kunnen zelfstandig hun mogelijkheden bekijken en aanvragen indienen, terwijl de benodigde controles en verwerking zoveel mogelijk vanuit de inrichting worden ondersteund. Hierdoor wordt de administratieve belasting voor HR en Payroll beperkt en ontstaat een proces dat beter beheersbaar, minder foutgevoelig en eenvoudiger uit te voeren is.
Complexe regelgeving hoeft niet te leiden tot een complex proces voor de gebruiker. Door de regeling goed te doorgronden en slim gebruik te maken van de standaardfunctionaliteit, haal je juist complexiteit weg voor zowel de medewerker als de organisatie.